Nőicivilek.hu - Szervezetek a nőkért
A Nőicivilek.hu a Nőtárs Alapítvány tematikus honlapja a női civil szervezetekről és a női civil szervezeteknek.
A Nőicivilek.hu honlap célja a magyarországi és az európai női civil szervezetek közötti együttműködés, az együttgondolkodás, a közös cselekvés, a tudások és tapasztalatok megosztása, egymástól tanulás, programok szervezése, források teremtése, az egyéni és a közös feladatok és problémák megoldása.
Kérdésed, észrevételed, javaslatod esetén várjuk leveled a hello[kukac]notars.hu email címen, vagy a honlap alján található Kapcsolatfelvételi űrlapon.

2014. április 7.

A civil szervezetek beszámolóinak letétbe helyezésével kapcsolatos gyakorlati tudnivalók

A civil szervezet az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról és a civil szervezetek támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény (a továbbiakban Civil tv.) 30. § (1) bekezdése értelmében köteles a jóváhagyásra jogosult testület által elfogadott beszámolóját, valamint közhasznúsági mellékletét – kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói záradékot vagy a záradék megadásának elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt – az adott üzleti év mérleg fordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig (minden év május 31. napja) letétbe helyezni és közzétenni, kötelező könyvvizsgálat esetén ugyanolyan formában és tartalommal, mint amelynek alapján a könyvvizsgáló a beszámolót felülvizsgálta. 

A civil szervezet ezen kötelezettségének oly módon köteles eleget tenni, hogy beszámolóját és közhasznúsági mellékletét papír alapon meg kell küldenie az Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban OBH) részére közzététel végett.

A beszámoló letétbe helyezésénél az alábbi gyakorlati tudnivalókra célszerű figyelemmel lenni.

Az OBH csak a pontosan kitöltött, eredeti, megfelelően aláírt, hiánytalan és beazonosítható okiratokat tudja befogadni és a honlapon közzétenni.

A civil szervezet beazonosíthatósága:

A beadványon pontosan, precízen kell a szervezet teljes nevét feltüntetni. Ügyelni kell arra, hogy a megjelölt név teljes mértékben egyezzen a civil szervezet nyilvántartásba vett nevével. (A pontatlan, elírást tartalmazó, hiányos, rövidített név esetén a szervezet beazonosítását az OBH nem tudja elvégezni. Ide tartozik az az eset is, ha a névben például „..” karakter szerepel.)

A beadvány formai és tartalmi megfelelősége:
  • A beszámoló megküldésekor figyelni kell arra, hogy az OBH csak az eredeti, a képviselő által szabályszerűen aláírt és keltezéssel ellátott  OBHGEPI_pk141.jar, illetve OBGEPI_pk142.jar. formájú nyomtatványt tudja kezelni (A nyomtatványok letölthetők innen: http://civil.info.hu/intezze-el). A kitöltéskor különösen célszerű ellenőrizni, hogy a nyomtatványon a tárgyév rovatban a megfelelő év (tehát az az üzleti év, melyre a beszámoló vonatkozik) szerepeljen, a beadvány minden szükséges oldalt tartalmazzon. Amennyiben a beadvány valamely hiba, hiányosság okán mégis visszaküldésre kerül és a javítás kézzel történik, fontos a javítás ténye mellett annak keltezését is feltüntetni! Jelenleg az 1.6 és 1.5 verziójú nyomtatvány használható. Ha mégis a régebbi, 1.3-as nyomtatványt tudják csak elérni, akkor a tárgyévet a dokumentumra kézzel kell ráírni.
  • A beadvány elküldése előtt célszerű ellenőrizni, hogy az valamennyi szükséges oldalt, csatolmányt és mellékletet tartalmazza –e.
  • Amennyiben az éves beszámoló beküldését nem maga a civil szervezet végzi, hanem valamely más, például  megbízás alapján eljáró közreműködő cég, vagy egyéb személy (pl. könyvelő, könyvelő iroda..stb) nyújtja be, akkor szükséges lehet ellenőrizni, hogy a beszámoló bírósági honlapon való közzététele valóban megtörtént –e.
  • A civil szervezetet akkor is terheli beszámoló beküldési kötelezettség, ha az adott tárgyévben nem volt pénzforgalma, illetve bevétele (nullás beszámoló).
  • Amennyiben a civil szervezet nyilvántartási adataiban változás következik be (székhelyváltozás, képviselő változása) az ennek nyilvántartásba vételére irányuló kérelmet az illetékes törvényszéken kell előterjeszteni.
  • A mérlegek mellé javasolt összeállítani szöveges, esetleg fényképes szakmai beszámolót arról, hogy milyen társadalmi tevékenységet végez a civil szervezet, továbbá kiket és mivel támogatott, valamint, ha versenyen vett részt, milyen eredményeket ért el. Ez különösen a pályázatokon való részvétel esetén lehet hasznos.
A beküldésnél fontos egyéb körülmények:
  • A Civil tv. rendelkezései szerint a szervezet az adott üzleti év mérlegfordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig (minden év május 31. napja) köteles a beszámolót letétbe helyezni. Bár késedelem esetén a beszámoló megküldése még egy évig pótolható, azonban a civil szervezetnek is az az érdeke, hogy törvényi kötelezettségének határidőben eleget tegyen. Ez legtöbbször a pályázatokon való indulásnak is feltétele.  Ugyanakkor a törvényi határidőkre figyelemmel a 2011. évi beszámolók beküldésére már nincs jogi lehetőség, ezek befogadására az OBH nem köteles.
  • Előfordulhatnak olyan esetek is, amikor a szervezet egyszerre, egy küldeményben több évre vonatkozó beszámolót, vagy több beadványt küld meg. Ilyen esetben a hiánypótlás elkerülése érdekében  célszerű kísérő levelet csatolni, melyben röviden jelezni szükséges, hogy mi volt a többes beadás célja. (Például: az előző évi beszámoló javított verziója, az előző évről elmulasztott beszámoló és a tárgyévi beszámoló együtt …stb).
  • Fontos figyelni arra is, hogy a szervezetet csak abban az esetben terheli a beszámoló letétbe helyezésének kötelezettsége, ha a Civil tv. szerinti civil szervezetnek (egyesület, a párt kivételével és az alapítvány) minősül, vagy ilyen szervezet jogi személyiséggel bíró szervezeti egysége. Nem tartozik tehát az OBH felé beszámoló letétbe helyezési kötelezettséggel a társasház, a nonprofit kft., az ügyvédi iroda, vagy egyéb, esetleg közhasznú intézmény.
  • Amennyiben újabb, vagy kiegészítő (lemaradt) dokumentum pótlólagos megküldésére kerül sor a már közzétett beszámoló mellé (pl. közhasznúsági jelentés, szakmai beszámoló …stb) ezt a kísérő levélben javasolt feltünteti. Az OBH a pótlólagos közzétételt ilyen esetben elvégzi, tehát nem szükséges újból a teljes iratanyagot elküldeni.
  • A gyors és hatékony ügyintézés érdekében szíveskedjenek olyan értesítési, levelezési címet telefon és fax számot is megjelölni, mely valós és amelyen a postai küldemények átvétele ténylegesen megtörténik, ahol a szervezet képviselője valóban elérhető. Lehetőség szerint tüntessenek fel e-mail címet is, ezzel is elősegítve a gyors ügyintézést.
A beszámolók beküldése kapcsán felmerülő egyéb, technikai problémák és megoldásuk:

Mi a teendő abban az esetben, ha a szervezet nem tudja lekérdezni saját adatait a www.birosag.hu oldalon?

Ebben az esetben valószínű, hogy a régebbi verziószámú böngésző használata okozza a problémát, így célszerű az újabb verziószámú böngésző alkalmazása, amely a következő címen érhető el: http://www.birosag.hu/allampolgaroknak/tarsadalmi-szervezetek-es-alapitvanyok-nevjegyzeke (a továbbiakban: www.birosag.hu).

Hogyan kérdezhetők le a civil szervezet adatai?

A www.birosag.hu oldalon a következőképpen lehet a szervezet adataira keresni:
  • A bal oldalsó menüben találja a civil szervezetek névjegyzékét, klikkeljen rá, a felbukkanó kereső oldalon
  • Írja be a keresett szervezet nevének egy jellegzetes részét (minden százalék és egyéb jelek nélkül) és a települést. Ha kis településen keres, elég a település nevét beírni, és a kiszűrt  adatok között kikeresni a szervezetet.
  • Klikkeljen a szervezet nevére, és láthatóak a szervezet aktuális adatai, valamint az elérhető, közzétett  beszámolók letöltési lehetősége.
  • Ha a letöltés linkre „egér jobb klikk”-et használja, le is tudja tölteni „pdf” formátumban a beszámolót.
  • Ha esetleg végelszámolás alatt álló szervezetet keres, akkor az előbbieken felül a keresőben még jelölje be az oldalon a kis jelölő négyzeteket, amelyek a szervezet állapotát mutatják, miszerint „bejegyzett, felfüggesztett, törölt”  stb.
Beküldhető –e elektronikus úton a civil szervezet a beszámolója?

A Civil tv. és a civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény hatályos rendelkezései szerint jelenleg a beszámolót papír alapon kell megküldeni az OBH-nak. Az elektronikus megküldésre 2015. január 1. napja előtt nincs jogi lehetőség.

Folytatás